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連續數日來，"冒名頂替上大學"事件持續發酵，成為社會關注極高的熱點事件。隨著該事件調查的推進，不少網友發出質疑：到底誰調取的檔案？管理系統為何沒有記錄？
一連串的問題，牽動著人們的心，引發更深入的思考，傳統文檔管理的辦法是否漏洞百出？業內人士稱，頂替別人上大學的人固然存在問題，但在公平、嚴肅的高考教育及大學錄取制度下，考生的檔案被輕易取走，甚至毫無可查詢蹤跡，充分暴露出了在傳統的辦公管理系統中，文檔的安全管理風險極大，只要是單位內部人員，要調取文檔資料輕而易舉，過后追責也非常的困難。
如果使用信息化協同辦公軟件會有什么不同呢？
普通OA系統是否能解決文檔安全漏洞問題？
透過"冒名頂替上大學"事件發現，重要的文檔文件丟失、刪除乃至惡意破壞事件屢見不鮮，拋開人為因素，無論是事業單位機構還是企業，目前市場上普遍應用的OA現代辦公系統，在文檔管理方面的安全性還有很大的上升空間。
根據此前的調查數據顯示，早在2017年，全球50%以上的企業，就遭遇過至少一場數據文件泄露事件。而因為合作伙伴或第三方的原因被泄露信息的企業超過1/3。管理學人士稱，目前多數OA軟件系統在辦公應用中，文檔常以紙質文檔和電子文檔為主。即便是電子文檔，也存在容易丟失、占用空間大、隨意復制篡改及損壞的問題，難以有效管理推進工作。
同樣，OA系統軟件行業領先品牌華天動力OA也認為，協同辦公系統需要隨著時代需求不斷進行技術功能上的創新，知識管理這一環節，除了發揮提高工作效率作用外，安全性也需要迭代升級。
精準控制 華天動力OA知識管理功能創新
正如上述社會事件引發的思考，文檔調取到底歸誰負責？文檔丟失如何進行追溯？這些關鍵性難題，正是常用的OA辦公系統中，知識管理功能創新的突破口。現如今，眾多OA軟件企業不斷加快技術研發進度，力爭進一步完善系統中文檔安全性管理。以華天動力OA軟件來講，系統通過技術手段，將知識管理功能融入其中，綜合紙質檔案與電子檔案的全部特點，取其精華去其糟粕，再結合現代企業管理需求，讓文檔的作用最大化發揮出來。
一、權限控制，內部也可涉密
華天動力OA軟件中的知識管理功能，在統一的知識體系框架基礎上，設置了靈活的權限控制。這樣就可以有效的避免在單位內部出現機密泄漏的問題。
例如在建立每個目錄的時候，華天動力協同OA系統可以建立誰有這個目錄的操作權限，而操作權限還進一步細分為寫的權限和看的權限。這樣我們可以按部門、人員、崗位、角色及安全級別，各種不同的角度去設置權限，從而可以防止文件隨意篡改、刪除、復制和盜用。
按需設置誰有寫的權限：
部門：部門安全級別、部門+人員安全級別
人員：人員安全級別、角色
崗位：崗位 +人員安全級別
按需設置誰有用的權限：創建人本人、創建直屬上級、創建人所有上級、創建人本部門、創建人所屬角色、創建人本崗位
二、文檔編號一文一碼符合 ISO的版本控制
華天動力文檔編號一文一碼符合 ISO的版本控制，確保公司文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系的有效運轉。
例如某一個文件出現問題的時候，利用文檔編號，配合華天動力OA系統的全過程記錄功能，可以很輕松的追索出該文件的所有審批和修改、查閱流程，方便找到問題做出整改。
三、動態水印功能防盜用
與此同時，華天動力OA軟件的知識管理功能中，還增加了"動態水印技術"的功能，通過圖片、文本等形式，讓文檔能夠動態顯示打開操作的人員、時間等信息，方式發生拷屏，做到有據可查，有效防止圖片、資料等的盜用。
四、文檔利用情況實時監控
而針對文檔的操作，如誰下載的最多、哪個文檔被頻繁下載等問題，華天動力OA在知識管理功能中實施"文檔利用實時監控"功能，可以獲取監控統計數字，簡單操作中掌握文檔的動向。同時也方便的統計了公司的知識資源哪一塊被利用的多？哪一塊更受關注？哪些員工更勤與學習？哪些知識更實用？從而對企業的知識庫結構做定期的調整，對員工的考核做評定。
寫在最后：
盡管我們處在科技發達的互聯網時代，但是信息交流過程中，安全性問題始終存在。無論是"頂替上大學"事件還是諸多公司文件泄漏，都充分反映出現代辦公系統需要知識管理、文檔管理的安全創新。而在如華天動力OA的知識管理功能實踐下，文檔應用的進階需求得到了進一步滿足，成為極具意義的突破！
